بطاقات العمل الرقمية القائمة على الموافقة: سير عمل أكثر ذكاءً لفرق الموارد البشرية

غالباً ما تحتاج فرق الموارد البشرية إلى إصدار بطاقات عمل رقمية لمجموعات محددة من الموظفين. فرق المبيعات تحتاجها، ومسؤولو التوظيف يحتاجونها، والإدارة تحتاجها. لكن العديد من الموظفين الآخرين لا يحتاجونها.

التحدي واضحكيف يمكنك إنشاء بطاقات عمل رقمية لموظفين محددين دون تصميم كل بطاقة يدويًا أو السماح بإنشاء نسخ غير مصرح بها؟

QRCodeChimp كان النظام يدعم بالفعل إنشاء بطاقات العمل الرقمية الفردية والجماعية. لكن العديد من المؤسسات أرادت عملية أكثر تحكمًا حيث يقدم الموظفون بياناتهم من خلال نموذج، وتقوم إدارة الموارد البشرية بالموافقة على الطلب قبل إصدار البطاقة.

هذا بالضبط ما يوفره نظام بطاقات العمل الرقمية الجديد القائم على الموافقة. إليكم كيفية عمل هذا التحديث وكيف يساعد فرق الموارد البشرية على إنشاء بطاقات على نطاق واسع بمزيد من التحكم والكفاءة.

التحدي: يحتاج الموظفون إلى بطاقات، وتحتاج إدارة الموارد البشرية إلى إشراف.

دعونا نلقي نظرة على بعض المشكلات التي قد تواجهها فرق الموارد البشرية أثناء إنشاء بطاقات العمل الرقمية للموظفين على نطاق واسع. 

لا توجد عملية مبسطة لطلب البطاقات الرقمية والموافقة عليها

ترغب العديد من المؤسسات في منح بطاقات عمل رقمية لموظفين محددين فقط. ولكن في غياب نظام طلبات فعّال، ينتهي الأمر بقسم الموارد البشرية إلى إنشاء البطاقات يدويًا أو إدارة جداول بيانات متناثرة. لذا، يحتاج فريق الموارد البشرية إلى طريقة سهلة للموظفين لتقديم بياناتهم، وإلى آلية منظمة للموافقة على الطلبات قبل إنشاء البطاقة.

عدم اتساق في المجالات والتصميم والعلامة التجارية

إذا قام الموظفون بإنشاء بطاقات أعمالهم الرقمية بشكل مستقل، فقد يستخدمون تصميمات وألوانًا وهياكل مختلفة. والنتيجة هي وجود نسخ متضاربة من العلامة التجارية، مما يخلق تجربة مربكة للعملاء والشركاء وأي شخص يتعامل مع فريقك.

تتبع جميع البطاقات الرقمية

مع نمو المؤسسة، يصبح تتبع بطاقات جميع الموظفين أكثر صعوبة. فالمراقبة اليدوية عرضة للأخطاء غير المكتشفة، وتكرار البطاقات، والمعلومات القديمة التي قد تنعكس سلبًا على سمعة الشركة.

لو كانت هناك عملية مبسطة للموافقة على طلبات الإنشاء، أليس كذلك؟

استمر في القراءة، لأن هذا التحديث يتيح لك القيام بذلك بالضبط. 🤩

الحل: QRCodeChimpسير عمل بطاقة العمل الرقمية القائم على الموافقة

QRCodeChimp يتيح لك إنشاء مسارات عمل قائمة على الموافقة لبطاقات العمل الرقمية. 

تبدأ بإنشاء دفعة مجمعة تعمل كقالب رئيسي، ثم تقوم بإنشاء نموذج منها. يقوم الموظفون بإرسال بياناتهم من خلال هذا النموذج، وتختار ما إذا كانت بطاقاتهم ستصدر فورًا أم بعد موافقة قسم الموارد البشرية فقط. 

وهذا يمنح الموظفين طريقة بسيطة لطلب البطاقات مع الاحتفاظ بالسيطرة الكاملة في أيدي قسم الموارد البشرية.

دعونا نلقي نظرة على أبرز ملامح هذه الميزة الجديدة:

• يقوم الموظفون بتقديم بياناتهم من خلال نموذج منظم.
• بإمكان قسم الموارد البشرية الموافقة على الطلبات أو رفضها قبل إنشاء البطاقة.
• حافظ على اتساق الحقول لجميع البطاقات.
• يتم حفظ كل بطاقة تم إنشاؤها بشكل منظم داخل رمز الاستجابة السريعة المجمع. 
• يتميز النظام بأكمله بسهولة التوسع، حتى بالنسبة للفرق الكبيرة.

كيف يفيد ذلك إدارات الموارد البشرية ويقلل من نفقاتها العامة؟

تُقلل هذه الآلية بشكل كبير من الجهد اليدوي المبذول من قِبل قسم الموارد البشرية، مع الحفاظ على هيكلة العملية بأكملها والتحكم بها. فبدلاً من تتبع من يحتاج إلى بطاقة عمل رقمية وإنشاء كل واحدة يدويًا، يُدخل الموظفون بياناتهم بأنفسهم عبر نموذج بسيط كلما احتاجوا إلى بطاقة.

لم يعد قسم الموارد البشرية مضطرًا للاحتفاظ بقوائم، أو متابعة الطلبات عبر البريد الإلكتروني، أو إدارة الطلبات المتفرقة. ففي حال تفعيل خاصية الموافقة، يقوم قسم الموارد البشرية ببساطة بمراجعة الطلب والموافقة عليه. وبمجرد الموافقة، يتم إنشاء بطاقة العمل الرقمية تلقائيًا باستخدام القالب المُعد مسبقًا ومشاركتها مع الموظف.

يضمن هذا النهج اتساق جميع البطاقات والتزامها بالمعايير، مع تمكين الموظفين من إصدار البطاقات عند الحاجة. وتتولى إدارة الموارد البشرية الإشراف الكامل دون تدخل في التفاصيل، مما يجعل النظام سهل التوسع حتى مع نمو الفرق أو تغير الأدوار بشكل متكرر.

من خلال نقل عملية إنشاء البطاقات إلى الموظفين وحصر دور الموارد البشرية في الموافقات البسيطة، فإن سير العمل هذا يقلل بشكل كبير من عبء عمل الموارد البشرية والنفقات الإدارية المستمرة.

خطوة بخطوة: كيفية إعداد سير عمل قائم على الموافقة لإنشاء بطاقات عمل رقمية

إعداد نظام موافقة لإنشاء بطاقات عمل رقمية أسهل مما تتخيل. ما عليك سوى اتباع هذه الخطوات البسيطة للبدء.

الخطوة الأولى: إنشاء هيكل بطاقات عملك الرقمية

في هذه الخطوة، ستُنشئ هيكلاً لبطاقة العمل الرقمية سيتم اتباعه في جميع البطاقات الرقمية التي يُنشئها موظفوك. اعتبره نموذجاً رئيسياً. 

1.1 انتقل إلى بطاقة عمل رقمية الحل وتمكين التحميل المجمع. 

1.2 في علامة التبويب "المحتوى"، يمكنك إنشاء وإدارة هيكل بطاقات العمل الرقمية الخاصة بك عن طريق إضافة الحقول أو إزالتها أو إعادة ترتيبها بناءً على متطلباتك وتفضيلات التصميم الخاصة بك.

1.3 احفظ مجموعة رموز الاستجابة السريعة (QR) المجمعة. 

الخطوة الثانية: إنشاء نموذج يحتوي على حقول بطاقة العمل الرقمية

بعد حفظ بياناتك، انتقل إلى نموذج حل رمز الاستجابة السريعة واتبع هذه الخطوات. 

2.1 اختر رمز الصفحة (عنوان URL) وقم بتصميم النموذج الخاص بك.

2.2 أضف حقول النموذج. تأكد من أن هذه الحقول تتطابق مع تلك التي أضفتها إلى بنية بطاقة عملك الرقمية. 

2.3 قم بتفعيل خيار "تمكين إنشاء صفحة الهبوط عند إرسال النموذج". 

2.4 قم بتعيين نوع صفحة الهبوط إلى بطاقات العمل الرقمية، وحدد المجموعة التي قمت بحفظها مؤخرًا في الخطوة السابقة. 

2.5 انقر فوق "فتح نافذة تعيين الحقول" وقم بتعيين حقول النموذج الخاص بك إلى حقول بطاقة عملك الرقمية. 

2.6 اختر ما إذا كنت تريد إنشاء بطاقات العمل الرقمية فور إرسال النموذج أو بعد الموافقة اليدوية من جانبك. 

2.7 احفظ رمز الاستجابة السريعة للنموذج وشارك الرابط مع موظفيك. 

الخطوة 3: الموافقة على إنشاء بطاقات العمل الرقمية

3.1 في قسم "اختر متى يجب إنشاء صفحة الهبوط"، حدد "بعد الموافقة اليدوية على ردود النموذج المقدمة".

3.2 انتقل إلى "ردود النموذج"" وحدد النموذج الصحيح باستخدام "اسم النموذج"" أدخلت البيانات أثناء الإنشاء. انقر على "عرض الردود" لعرض جميع المشاركات، ثم الموافقة على or رفض استخدمها حسب الحاجة.

3.3 للحصول على إشعارات عبر البريد الإلكتروني عندما يقوم شخص ما بإرسال نموذج، قم بتمكين خيار "إرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني لطلب الموافقة" وأضف معرف البريد الإلكتروني الذي تريد تلقي رسائل البريد الإلكتروني عليه. 

بمجرد الموافقة على الطلب، تُرسل بطاقة العمل الرقمية إلى صاحبها عبر البريد الإلكتروني. ويُضاف سجل كل بطاقة جديدة إلى سجل البيانات المجمعة، مما يتيح لك إدارة كل شيء في مكان واحد.

بفضل هذا النظام، لا تحتاج إدارة الموارد البشرية إلى إدارة إصدار البطاقات بشكل استباقي. يطلب الموظفون بطاقات العمل الرقمية عند الحاجة فقط، وتقوم إدارة الموارد البشرية بالموافقة عليها. هذا يُلغي الحاجة إلى المتابعة اليدوية ويُقلل من العمل الإداري المُستمر.

فوائد بطاقات العمل الرقمية القائمة على الموافقة لمديري الموارد البشرية

يُوفر نظام سير العمل القائم على الموافقة الهيكلية اللازمة لفرق الموارد البشرية مع الحفاظ على سهولة العملية للموظفين. إليكم أهم المزايا.

✅ إنشاء البطاقات بناءً على الطلب والموافقة (بأقل جهد ممكن من قسم الموارد البشرية)

يمكن للموظفين تقديم بياناتهم عبر نموذج بسيط، ويستطيع قسم الموارد البشرية الموافقة على كل طلب قبل إصدار بطاقة العمل الرقمية. وهذا يضمن حصول الموظفين المعنيين فقط على البطاقات دون الحاجة إلى تتبع يدوي أو معلومات متناثرة.

لم يعد قسم الموارد البشرية بحاجة إلى تتبع من يحتاج إلى بطاقة أو إنشائها يدويًا. يقوم الموظفون بتقديم الطلبات، ويقوم قسم الموارد البشرية بالموافقة عليها ببساطة، مما يقلل من عبء العمل اليومي.

🎨 حافظ على التناسق في التصميم والهيكل وحقول البطاقات

تتبع جميع البطاقات نفس التصميم ونمط العلامة التجارية. يقوم قسم الموارد البشرية بتحديد القالب مرة واحدة، وتبقى جميع بطاقات الموظفين متوافقة مع معايير الشركة.

⚠️ الإشراف على إنشاء البطاقات والحد من مخاطر إساءة استخدامها

يقوم قسم الموارد البشرية بمراجعة كل طلب قبل إنشاء البطاقة، مما يمنع نشر المعلومات غير المصرح بها أو غير الصحيحة.

💻 إدارة جميع بطاقات العمل الرقمية التي تم إنشاؤها في مكان واحد

تبقى جميع البطاقات مرتبطة بنفس المجموعة المجمعة. يمكن لقسم الموارد البشرية عرضها وتصفيتها وإدارتها من جدول بيانات واحد دون الحاجة إلى فرز رسائل البريد الإلكتروني أو الملفات المتناثرة.

💼 تمكين عملية انضمام أسرع للموظفين الجدد

يقوم الموظفون الجدد بملء النموذج، وتقوم إدارة الموارد البشرية بالموافقة على بطاقاتهم بسرعة. لا حاجة لتصميم يدوي، ولا تأخير، ولا تناقضات.

لف

تُقلل إجراءات العمل القائمة على الموافقة من عبء العمل على قسم الموارد البشرية من خلال إلغاء إنشاء البطاقات يدويًا، والمتابعة، والتتبع. يطلب الموظفون البطاقات من خلال نموذج بسيط، ويقوم قسم الموارد البشرية بمراجعتها والموافقة عليها مع الحفاظ على السيطرة الكاملة.

يُوفر هذا التحديث لفرق الموارد البشرية نظامًا أكثر سلاسة وموثوقية لإنشاء وإدارة بطاقات الموظفين على نطاق واسع. فهو يمنع سوء الاستخدام، ويقلل الأخطاء، ويحافظ على هوية شركتك في جميع البطاقات.

الأسئلة المتكررة